個人事業主による個人情報の取り扱い

個人事業主であっても、顧客を含めた個人情報の取り扱いはしっかりと行う必要があります。本記事では、個人事業主が個人情報を取り扱う際の注意点などを解説します。

個人事業主にも個人情報保護法が適用される

顧客リストなどの個人情報を事業で使用している事業者は、個人情報取扱事業者に該当します。これは個人事業主であっても同様です。万が一情報漏洩などのトラブルが生じ個人の権利利益を害するおそれが大きい場合には、「個人情報保護法」（第26条）に基づいて、トラブルの発生を個人情報保護委員会に報告し、かつ、本人へ通知しなければなりません（※1）。

ただし、個人情報を外部機関の委託を受けて管理しており、トラブルを委託された外部機関に報告している場合は、個人情報保護委員会への報告は必要ありません。

本人への通知については、通知が困難な場合、これに代わる必要な措置をとるときはこの限りではありません。

※1 参照元：e-gov法令検索「個人情報の保護に関する法律」（https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=415AC0000000057）

個人事業主が個人情報を取り扱う際の注意点

個人情報の取得・利用時

個人情報の取り扱いにあたり、情報の取得や利用について「個人情報保護法」（第17条・第21条）に定められています（※2）。どういった目的で個人情報を使用するのかを明確にした上で、ホームページで公表する、対象者本人に伝えるなどの対処が必要です。

また、利用目的を変更することは可能ですが、変更前の利用目的との関連性が合理的に認められる範囲を超えてはなりません。この際、変更された利用目的について、本人に通知し、公表しなければなりません。

※2 参照元：e-gov法令検索「個人情報の保護に関する法律」（https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=415AC0000000057）

保管について

個人情報の保管については、「個人情報保護法」（第23条）に定められています（※3）。取得した個人情報は、漏洩などのトラブルが生じないよう安全に管理するための整備が必要です。例えば、データベースにパスワードをかける、紙媒体であれば鍵のついた部屋に保管するなどの方法が挙げられます。

※3 参照元：e-gov法令検索「個人情報の保護に関する法律」（https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=415AC0000000057）

第三者への情報提供

個人情報を第三者へ提供する必要が生じた場合は、「個人情報保護法」（第27条）に基づいて、原則として個人情報の対象者から同意を得る必要があります（※4）。ただし、法令に基づいた情報提供である場合などは、この限りではありません。

また、第三者に個人情報を提供したことを記録し、一定期間保管しておくことが個人情報保護法第29条で定められています。

※4 参照元：e-gov法令検索「個人情報の保護に関する法律」（https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=415AC0000000057）

開示請求を受けた場合

個人情報を利用している対象者から情報の開示や訂正、利用停止などを請求された場合については、「個人情報保護法」（第32条・第33条・第34条・第35条）に定められています（※5）。前提として、対象者からの開示請求には迅速に対応できるようにしておくことに加え、請求された場合には速やかに報告しなければなりません。

保有個人データの開示方法は、電磁的記録による提供、またはその他の個人情報保護委員会規則で定める方法です（※6）。電磁的記録の事例としては、CD-ROM・電子メール・ウェブサイトからのダウンロード。その他、音声データや文書などです。

ただし、保管している個人情報の利用目的が明確な場合など、例外となるケースもあります。

※5 参照元：e-gov法令検索「個人情報の保護に関する法律」（https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=415AC0000000057）

※6参照元：個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」（https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/guidelines_tsusoku/#a3-8-2）

まとめ

個人事業主であっても個人情報取扱事業者に該当しますので、個人情報保護法に則った管理や対処が必要です。個人情報を安全かつ適切に管理するために、情報の取得や管理に注意を払い、漏洩などのトラブルが発生しないよう意識しましょう。